Kultura známek: Práce na dálku čelí nové překážce uprostřed koronaviru

Vzhledem k tomu, že stále více společností přijímá telekomunikační služby v souvislosti s rozšířením nového koronaviru, někteří pracovníci stále potřebují chodit do kanceláří, aby připojili úřední razítka k dokumentům - což je zvyk, který se vztahuje výhradně na japonskou firemní kulturu.

"Každý týden chodím do kanceláře pečetit dokumenty." Je to ztráta času, “stěžovala si žena, která pracovala pro významného výrobce v Tokiu.

Zatímco společnost představila práci na dálku počátkem března, 40letá žena se musí jednou nebo dvakrát týdně dostavit v kanceláři a každou cestu absolvovat 30minutovou jízdu vlakem, aby získala pouze známky svého nadřízeného na formulářích. registrace nákladů.

Váš šéf samozřejmě vstoupí také do kanceláře, aby těmto a dalším dokumentům dal pečeť schválení. Obecně platí, že nadřízený pracuje v kanceláři tři až čtyři dny v týdnu.

Ačkoli žena může technicky vyplnit přihlášky na svém počítači, musí je pracovníci vytisknout, zapečetit a odeslat. Každý dokument musí být opatřen razítkem pěti lidí, včetně ní, jejího šéfa a účetního.

Mezi pozitivní aspekty práce na dálku patří, že nemusíte jezdit přeplněným vlakem a méně cestovat do a ze své kanceláře. Oficiální kulturu tuleňů však považuje za ztrátu času a říká: „Cílem práce na dálku je snížit riziko infekce (novým koronavírusem). Doufám, že tyto zastaralé zvyky budou odstraněny. “

Stejný problém vznesl během setkání, které se konalo začátkem března skupinou společností v metropolitním regionu Tokio, které propagují práci na dálku.

Ai Hamamoto, referentka pro styk s veřejností ve společnosti Venture Republic, která provozuje webovou stránku pro porovnávání cestovního ruchu v Tokiu, uvedla, že se také musí dostavit ve své kanceláři alespoň jednou týdně.

„Musíme vstoupit do kanceláře, když potřebujeme získat pečeť zástupce společnosti na dokumentech, jako jsou smlouvy. I když můžeme uzavřít elektronické smlouvy s některými zákazníky, stále existují některé velké společnosti a místní samosprávy, které vyžadují papírové smlouvy, “řekla Mainichi Shimbun.

Na schůzce byl představen příklad společnosti, která digitalizovala 70% svých smluv, čímž se co nejvíce omezilo používání známek. Mofmof, softwarová společnost se sídlem v Tokiu, využívá elektronickou smluvní službu „Cloudsign“ od roku 2015. Uživatelé systému transformují své smlouvy do formátu PDF a komunikují se svými zákazníky e-mailem.

„Příprava několika desítek sad smluvních dokumentů každý měsíc trvá v průměru 20 hodin. Přestože stále máme papírové smlouvy, pokrok v elektronických zakázkách ušetřil problém s pečetěním a tiskem, což ušetří pět až 10 hodin, “uvedla Anna Takanashi, mofmof public relations. "Někteří v naší společnosti říkají, že bychom měli vybírat provize od zákazníků, kteří vyžadují papírové smlouvy."

Podle průzkumu 111 teleworkerů, který v březnu provedl Paperlogic Co., společnost se sídlem v Tokiu, která poskytuje systémy pro skenování knih a smluv, byla nejobvyklejší výzvou vzdálené práce „obtížná komunikace“ s ostatními". následované „razítkem“.

Dotazník z listopadu 2019 zaměřený na 111 úředníků, kteří používají známky ve všech transakcích a dohodách, také zjistil, že přibližně 70% respondentů považovalo používání známek za „obtížné“. Zatímco někteří podporovali známky a říkali, že „představují důstojnost“, polovina respondentů si přála přejít na elektronické smlouvy, přičemž uvedla důvody, jako je snížená role známek jako prostředku ověření.

Z právního hlediska lze nyní mnoho firemních dokumentů skenovat v souladu se zákonem o uchovávání elektronických knih a dokumentů použitým v roce 1998 a tzv. Zákonem o elektronických dokumentech zavedeným v roce 2005, který umožňuje uchovávat na počítačích dokumenty, které je třeba podle zákona uchovávat . Tyto zákony pokrývají asi 90% podnikových dokumentů, které musí být uchovávány, jako jsou smlouvy a obchodní zprávy.

Podle Hiroshi Tajima, marketingového referenta Paperlogic, legislativa umožnila mnoha dokumentům používat systém elektronického podpisu. V odvětví nemovitostí digitalizace nejen zvýšila efektivitu práce, ale také snížila náklady na známky, které mají být připojeny k papírovým dokumentům.

„I když se společnost snaží podporovat digitalizaci, čelí překážkám, když její obchodní partneři nepochopí. Doufáme, že převaha práce na dálku zajistí, aby si více společností uvědomilo výhody digitalizace, “uvedl Tajima.

zdroj: Mainichi // Kredity obrázků: Getty Images

0 0 hlasovat
Hodnocení článku
PŘIHLÁSIT SE K ODBĚRU
Upozornit na
host

Tyto stránky používají Akismet k omezení spamu. Zjistěte, jak jsou zpracovávány vaše zpětná vazby.

0 Komentáře
Vložené zpětné vazby
Zobrazit všechny komentáře